Nếu doanh nghiệp hoạt động rất lâu nhưng phần lớn kinh nghiệm vẫn chỉ nằm trong đầu một vài người thì sẽ rất khó để nhân bản. Điều này khiến doanh nghiệp đó phải phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp có thể chuyển kinh nghiệm thành: quy trình + dữ liệu + tài liệu + nội dung + hệ thống tri thức thì kinh nghiệm tích lũy trong 10 năm của một cá nhân có thể sử dụng được cho hàng chục người khác.
Đây chính là quá trình biến kinh nghiệm thành tài sản của doanh nghiệp.
1. Kinh nghiệm cá nhân và kinh nghiệm tổ chức không giống nhau
Một nhân viên SEO đã có 10 năm kinh nghiệm có thể nhìn một website và nhanh chóng nhận ra các vấn đề mà web đang gặp phải về cấu trúc, nội dung, URL,… Đây là khả năng được hình thành từ hàng trăm tình huống mà nhân viên đó đã trải qua trong quá trình làm nghề.
Nếu khả năng đó không được hệ thống thành một quy trình, tài liệu nào, mà là năng lực riêng của cá nhân đó thì khi người này nghỉ việc, công ty sẽ mất gần như toàn bộ khả năng trên vì đây vẫn chủ yếu là: tài sản của cá nhân.
Doanh nghiệp chỉ thực sự sở hữu kinh nghiệm khi kinh nghiệm đó có thể tiếp tục được sử dụng kể cả khi cá nhân tạo ra kinh nghiệm đó không còn là nhân viên của công ty.
2. Doanh nghiệp lâu năm chưa chắc đã tích lũy được nhiều tri thức
Ví dụ có 2 công ty cùng có 15 năm kinh nghiệm.
Trong khi công ty A không hề lưu trữ lại dữ liệu về các dự án đã trải qua một cách có hệ thống, để nhân viên tự nhớ kinh nghiệm và truyền miệng lại cho nhau thì công ty B lại cẩn thận ghi lại dữ liệu, bài học kinh nghiệm, case study, sản xuất nội dung chuyên môn,… sau mỗi dự án thì sau 15 năm, tài sản tri thức sở hữu là hoàn toàn khác nhau.
3. Thời gian tự nó không tạo ra lợi thế
Quan trọng không phải là doanh nghiệp đã hoạt động được 20 hay 30 năm, mà là 20, 30 năm đó để lại những gì? Nếu kinh nghiệm không được lưu lại thì doanh nghiệp chỉ có bề dày lịch sử lâu năm. Ngược lại, nếu mỗi năm đều có thêm dữ liệu mới, nội dung mới, khách hàng mới, quy trình được cập nhật,… thì lúc này, thời gian mới mang đến lợi thế tích lũy.
4. Bước đầu tiên là ghi lại những gì thường xuyên lặp lại
Doanh nghiệp có thể bắt đầu rất đơn giản, từ những câu hỏi thường gặp của nhân viên.
Ví dụ:
- Trường hợp này xử lý thế nào?
- Báo giá trường hợp này ra sao?
- Khách hàng hỏi câu này nên trả lời gì?
- Quy trình thực hiện bước này thế nào?
Khi một câu hỏi nhiều lần xuất hiện thì đó chính là tín hiệu cho thấy kiến thức đó cần được chuyển thành tài liệu.
5. Checklist là một hình thức đóng gói kinh nghiệm rất hiệu quả
Bằng trực giác được hình thành từ nhiều năm kinh nghiệm, một chuyên gia có kiểm tra web và phát hiện các vấn đề một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, trực giác lại là thứ rất khó để truyền lại. Chỉ khi được chuyển thành checklist với các đầu việc cụ thể như:
● Kiểm tra index;
● Kiểm tra canonical;
● Kiểm tra redirect;
● Kiểm tra title;
● Kiểm tra H1;
● Kiểm tra Internal Link;
● Kiểm tra Search Intent;
thì kinh nghiệm đó mới dễ dàng được truyền lại, giúp người ít kinh nghiệm hơn cũng có thể thực hiện một phần công việc đúng quy trình.
Như vậy, mặc dù không thể thay thế chuyên gia, nhưng checklist giúp nhân bản một phần cách suy nghĩ của chuyên gia.
6. Quy trình là kinh nghiệm đã được chuẩn hóa
Một cách làm đã chứng minh được hiệu quả nhiều lần nên được chuyển thành quy trình.
Ví dụ:
Tiếp nhận website
↓
Audit
↓
Phân tích từ khóa
↓
Mapping URL
↓
Content
↓
Technical SEO
↓
Internal Link
↓
Theo dõi
↓
Refresh
Nhờ vậy, các dự án mới có thể diễn ra thuận lợi hơn khi được thực hiện theo quy trình này, giúp doanh nghiệp bắt đầu dự án mới từ điểm cao hơn thay vì phải bắt đầu lại từ đầu.
7. Template giúp giảm những công việc phải làm lại
Template hay còn gọi là mẫu có sẵn. Đây cũng là một tài sản giá trị.
Ví dụ:
● Mẫu báo giá;
● Mẫu audit;
● Mẫu báo cáo;
● Mẫu website;
● Mẫu nội dung;
● Mẫu checklist.
Khi một công việc đã được thực hiện nhiều lần với một quy trình ổn định và mang lại hiệu quả, không có lý do để doanh nghiệp phải bắt đầu lại hoàn toàn từ trang trắng.
Nói cách khác, template giúp doanh nghiệp biến công sức trong quá khứ thành năng suất trong tương lai.
8. Nhưng chuẩn hóa không có nghĩa mọi dự án đều giống nhau
Điều này có nghĩa là không nên áp dụng quy trình chuẩn hóa cho mọi dự án một cách cứng nhắc. Mỗi dự án với nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau, website khác nhau, thị trường khác nhau, Search Intent khác nhau sẽ cần sự ứng biến linh hoạt.
Nói cách khác, quy trình tốt nên giúp đội ngũ biết điều gì phải kiểm tra? chứ không nhất thiết luôn quy định mọi trường hợp phải xử lý giống nhau. Kinh nghiệm của con người vẫn đóng vai trò chủ chốt trong việc đưa ra quyết định cuối cùng.
9. Case Study là cách đóng gói kinh nghiệm theo tình huống
Quy trình cho ta biết nên làm như thế nào, còn Case Study trả lời cho câu hỏi: “Trong một tình huống thực tế, chúng ta đã làm gì?". Đây là 2 loại tri thức này bổ sung cho nhau.
Ví dụ một Case Study SEO có thể lưu:
Tình trạng ban đầu
→ từ khóa ngoài Top 20.
Phân tích
→ thiếu Topic Cluster.
Giải pháp
→ mở rộng content + Internal Link + Refresh URL chính.
Kết quả
→ thứ hạng cải thiện.
Bài học
→ không cần tạo thêm URL cho Search Intent đã có.
Đây là tri thức rất dễ tái sử dụng.
10. Website có thể biến kinh nghiệm thành tài sản công khai
Một phần kinh nghiệm có thể đưa lên web dưới dạng bài chuyên môn, Case Study, hướng dẫn, phân tích, FAQ;
Như vậy sau mỗi dự án, doanh nghiệp sẽ có thêm kinh nghiệm. Dựa trên những kinh nghiệm đó, doanh nghiệp có thể triển khai thành content. Content tiếp tục tạo ra chuỗi giá trị mới: SEO → Traffic → Khách hàng → Dự án mới.
Như vậy kinh nghiệm từ dự án cũ có thể góp phần tạo ra dự án tương lai.
Đây là vòng lặp tri thức rất mạnh.
Có thể hình dung:
Khách hàng
↓
Dự án
↓
Kinh nghiệm
↓
Tri thức
↓
Nội dung
↓
SEO / Google / AI
↓
Khách hàng mới
↓
Dự án mới
Mỗi vòng lặp đều tạo ra thêm nhiều dữ liệu. Nếu doanh nghiệp duy trì vòng lặp này trong 10–20 năm, lượng tài sản tích lũy là rất lớn.
11. Kinh nghiệm cũng có thể trở thành phần mềm
Đây là một bước phát triển cao hơn trong việc biến kinh nghiệm thành tài sản của doanh nghiệp.
Ví dụ, một công việc mà doanh nghiệp phải thực hiện lên đến hàng nghìn lần. Ban đầu, nhân viên phải thực hiện thủ công theo kinh nghiệm cá nhân. Sau khi đã thực hiện nhiều lần, doanh nghiệp sẽ hệ thống hóa thành Checklist rồi chuẩn hóa thành template cho những phần thường xuyên lặp lại. Khi quy trình đã đủ rõ ràng, doanh nghiệp có thể xây dựng tool nội bộ để hỗ trợ nhân viên thực hiện nhanh hơn. Cao hơn nữa, một phần của công việc có thể được tự động hóa bằng Automation hoặc phần mềm.
Đây chính là quá trình chuyển Know-how → Process → Software.
Lúc này, kinh nghiệm không chỉ được lưu lại mà còn được đóng gói thành công cụ.
12. Một công cụ nội bộ có thể chứa hàng năm kinh nghiệm
Chẳng hạn sau nhiều lần triển khai các dự án thiết kế web, doanh nghiệp biết được:
● Cấu trúc nào thường dùng;
● Module nào cần thiết;
● Cách quản trị nội dung;
● Cấu trúc URL;
● SEO Technical cơ bản.
Thay vì bắt đầu lập trình từ con số 0 cho mỗi dự án, doanh nghiệp có thể xây dựng một Base Template làm nền tảng chung cho các dự án tiếp theo.
Vì vậy, một Base Template tốt không chỉ là một bộ source code có sẵn, mà còn chứa kinh nghiệm của rất nhiều dự án trước.
Đây là lý do tài sản phần mềm có giá trị đặc biệt
Một giờ lao động của nhân viên thường chỉ tạo ra giá trị một lần. Nhưng một đoạn code tốt có thể được tái sử dụng nhiều lần và tiếp tục mang lại giá trị.
Tương tự như vậy, một quy trình được viết một lần có thể được nhiều nhân viên sử dụng, một bài viết có thể được hàng nghìn khách hàng đọc hay một video đào tạo có thể đào tạo nhiều thế hệ nhân viên. Đây chính tạo một lần – khai thác nhiều lần.
13. AI mở ra cấp độ nhân bản mới
AI thúc đẩy quá trình này mạnh hơn. Nếu trước đây nhân viên phải tự tìm, đọc và đối chiếu, phân tích hàng nghìn dữ liệu của doanh nghiệp thì ngày nay, AI có thể trở thành giao diện để khai thác kho kinh nghiệm đó. Nhân viên có thể hỏi: "Trước đây công ty đã gặp trường hợp này chưa?"
Hoặc:"Theo những dự án trước, trường hợp này nên xử lý thế nào?"
AI sẽ tổng hợp, đưa ra câu trả lời cụ thể.
Điều này khiến cho việc tiếp cận dữ liệu, tri thức của doanh nghiệp trở nên dễ và nhanh hơn rất nhiều.
14. Nhưng AI chỉ mạnh khi phía sau có tài sản riêng
Nếu kinh nghiệm không được lưu lại, AI chỉ có thể đưa ra câu trả lời dựa trên các kiến thức chung trên internet. Đối thủ cũng có thể sử dụng AI và nhận được câu trả lời tương tự. Lợi thế cạnh tranh vì vậy là không có.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp cung cấp cho AI 15 năm dữ liệu, trong đó bao gồm thông tin về hàng trăm dự án, quy trình riêng, Case Study, hệ thống nội dung,… thì AI sẽ có một nguồn tri thức riêng để khai thác và đưa ra câu trả lời hoàn toàn khác biệt.
15. Kinh nghiệm được nhân bản giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô
Người giỏi không thể xuất hiện ở mọi dự án cùng lúc – đây chính là giới hạn của các doanh nghiệp dịch vụ. Vì vậy, nếu mọi quyết định đều phải đưa ra bởi một người thì sẽ khiến quy mô doanh nghiệp bị giới hạn bởi thời gian của người đó.
Tuy nhiên, nếu một phần kinh nghiệm đã được chuyển thành:
● Quy trình;
● Checklist;
● Template;
● Phần mềm;
● AI;
thì nhiều người có thể sử dụng kinh nghiệm đó cùng lúc. Nghĩa là, doanh nghiệp bắt đầu scale tri thức, chứ không chỉ scale nhân sự.
16. Góc nhìn từ Trần Lê Group
Trần Lê Group cho rằng, lợi thế của một doanh nghiêp hoạt động lâu năm không nên chỉ là số lượng dự án đã thực hiện. Điều quan trọng là doanh nghiệp nên tạo thêm lợi thế bằng cách, mỗi năm hoạt động đều có thêm:
● Dữ liệu;
● Nội dung;
● Quy trình;
● Source code;
● Công cụ;
● Case Study;
● Tri thức.
Đặc biệt trong lĩnh vực thiết kế website và SEO, rất nhiều kinh nghiệm có thể được đóng gói thành những tài sản có khả năng sử dụng lại:
- Một giải pháp kỹ thuật tốt có thể được phát triển thành module.
- Một cấu trúc website hiệu quả có thể trở thành template.
- Một bài học rút ra từ quá trình làm SEO có thể được chuẩn hóa thành checklist.
- Một dự án thành công có thể được xây dựng thành Case Study.
- Một câu hỏi mà khách hàng thường xuyên đặt ra có thể trở thành một bài viết.
Khi quá trình này diễn ra liên tục, doanh nghiệp không còn chỉ làm dự án mà là đang sử dụng dự án để xây hệ thống.
17. Sau 15 năm, hai doanh nghiệp có thể rất khác nhau.
Ví dụ cả hai đều thực hiện 1.000 dự án, nhưng sau khi kết thúc các dự án, doanh nghiệp thứ nhất chỉ lưu lại danh sách 1.000 dự án đã hoàn thành, còn doanh nghiệp thứ hai có:
● 1.000 dự án;
● Hàng trăm Case Study;
● Hàng nghìn bài học;
● Hệ thống quy trình;
● Thư viện nội dung;
● Template;
● Phần mềm;
● Dữ liệu;
● AI có thể khai thác kho tri thức đó.
Như vậy, cả 2 có thể thực hiện số dự án như nhau, nhưng giá trị còn lại sau 1.000 dự án hoàn toàn khác nhau.
18. Kết luận
Kinh nghiệm là một loại tài sản rất đặc biệt, được hình thành từ: thời gian + công việc + sai lầm + thử nghiệm + kết quả thực tế.
Tuy nhiên, kinh nghiệm chỉ thực sự trở thành tài sản của doanh nghiệp khi nó được lưu lại, được tổ chức, được truyền lại. được tái sử dụng và được nhân bản.
Tóm lại, một doanh nghiệp hoạt động lâu năm không nên chỉ tự hào rằng: “Chúng tôi có 15 hay 20 năm kinh nghiệm.” Điều quan trọng là: “15 hay 20 năm kinh nghiệm đó hiện đang nằm ở đâu, và bao nhiêu phần trong số đó có thể được sử dụng lại mà không cần bắt đầu từ đầu?”
Khi câu trả lời là nằm trong dữ liệu, nội dung, quy trình, phần mềm và hệ thống tri thức,… thì thời gian hoạt động không còn chỉ là một con số trên hồ sơ năng lực mà đã được chuyển hóa thành tài sản có khả năng nhân bản và tiếp tục tạo giá trị cho doanh nghiệp trong nhiều năm tiếp theo.
ĐT